WoodSpot · rozkmina festiwalu

WOODSPOT.

Siemianice · gm. Oborniki Śląskie
~25 min od Wrocławia

Ala-festiwal techno na zachód słońca. Dziesięć hektarów lasu, własny bar, wasza ekipa za sterami.

Las, który można zamknąć.

Impreza świadomie niemasowa, cap poniżej 1000.

Bar to silnik, bilety to paliwo.

bilet 50 zł · sezon plenerowy

STATUS: rozkmina przedwstępna v0.4
liczby szacunkowe, do potwierdzenia ofertami

scroll

Teren i format

Las, który
można zamknąć

WoodSpot to gotowa baza eventowa, nie goła łąka. Ogrodzony i oświetlony teren zdejmuje połowę problemów open-air, zanim w ogóle zaczniemy.

10ha

Ogrodzony i oświetlony - pełna kontrola wstępu i sprzedaż alkoholu tylko w obrębie.

<1k

Świadomie niemasowa - cap np. 900 trzyma was poniżej progu masówki, bez zezwolenia i całej biurokracji.

bar

Alkohol możliwy - na masowej nie wydają zezwoleń na alkohol. Skoro bar Manu to serce zarobku, event musi zostać niemasowy.

klimat · referencja

Właściciele WoodSpot rzucili tylko, że masową też ogarną. Dla nas niemasowa to czysty plus: prościej, taniej, szybciej i z legalnym barem. Ochronę i teren zapewnia obiekt.

Skąd kasa

Bar to silnik.
Bilety to paliwo.

Bilety w zasadzie spinają produkcję. Realny zysk siedzi w marży baru, a bar (sprzęt, obsługa, hurt) jest po stronie Manu.

źródło 01

Bar / Manu

Gastro Manu = sprzęt, ludzie i hurt już są. Projekt nie płaci za obsługę baru, a marża na towarze (~65%) zostaje. Techno publika pije: ~100-110 zł utargu na głowę.

źródło 02

Bilety

Przedsprzedaż w bileterii daje cashflow przed eventem i pomiar popytu. Pokrywają technikę, artystów i teren.

źródło 03

Barter / sponsor

Browar (np. Żywiec) daje roll-bary, beczki i towar za widoczność. Realnie obniża koszt baru. Foodtruck na prowizji.

Dwa scenariusze

Underground vs.
Headliner

Ten sam teren i ten sam cel: do 900 osób (poniżej progu masówki), bilet 50 zł. Różni je poziom produkcji - i to, czy wynik robi tani setup pchany frekwencją, czy drogi headliner. To jest decyzja do podjęcia.

scenariusz A

Underground

Regionalny line-up, solidny soundsystem, niska baza kosztów. Pchamy frekwencję do 900, bar robi wynik.

cap 900baza ~500 biletówbilet 50 zł

Przychody (baza 500 os.)	zł
Bilety · 500 × 50	25 000
Bar · 500 × ~100	50 000
Przychód razem	75 000
Koszty	zł
Soundsystem techno + realizator	10 000
Światło / scena / dym / laser	5 500
Generator + paliwo	2 800
Artyści (regionalny line-up)	7 000
Ochrona (~7-8 os., cała noc)	3 500
Zabezpieczenie wody (odgrodzenie stawów + ratownik)	1 500
Toi-toi + serwis	2 500
Marketing	7 000
Wynajem terenu (negocjacja)	5 500
Kontener + sprzątanie	1 300
OC + medyk + ZAiKS + alko	2 500
Towar do baru (COGS)	17 500
Rezerwa ~10%	7 000
Koszt razem	~73 600

Wynik (500 os.)+1 400

break-even

~490 osób

przy pełnych 900

~+47 000

scenariusz B

Headliner · Funktion-One

Headliner z trakcją, Funktion-One, pełna produkcja. Przy 50 zł i realnych 500 osobach NIE spina się.

cap 900baza ~500 biletówbilet 50 zł

Przychody (baza 500 os.)	zł
Bilety · 500 × 50	25 000
Bar · 500 × ~110	55 000
Przychód razem	80 000
Koszty	zł
Funktion-One + realizator (premium)	20 000
Światło / produkcja sceniczna	10 000
Generator większy + paliwo	4 000
Artyści (headliner + support)	22 000
Ochrona (~10 os., cała noc)	5 000
Zabezpieczenie wody (odgrodzenie + ratownicy)	1 500
Toi-toi + serwis	3 000
Marketing (ads, szerszy zasięg)	7 000
Wynajem terenu	7 000
Kontener + sprzątanie	1 800
OC + medyk + ZAiKS + alko	3 500
Towar do baru (COGS)	19 250
Rezerwa ~10%	11 000
Koszt razem	~115 000

Wynik (500 os.)-35 000

break-even

~790 osób

przy pełnych 900

~+13 000

Liczone na realne 500 osób, bilet 50 zł. Przy tej cenie bilet ledwo pokrywa produkcję - zysk robi marża baru. Scenariusz A (Underground) na 500 os. wychodzi na lekki plus (~+1,4k), break-even ~490, a KAŻDA osoba powyżej to prawie czysta marża: przy 700 ~+24k, przy pełnych 900 nawet ~+47k. Setup, który skaluje się idealnie z frekwencją. Scenariusz B (Headliner) na 500 os. jest ~35 tys. pod kreską - sam headliner i premium produkcja (~52k) nie zwracają się przy bilecie 50 zł, dopóki nie sprzedacie ~790 biletów; nawet przy komplecie 900 to tylko ~+13k. Wniosek: przy 50 zł i realnych 500 osobach gramy A i pchamy frekwencję; headliner tylko gdy pewne ~800+ albo wyższy bilet. Towar baru przy marży 65%, obsługa baru = 0 (Manu). Stawki Funktion-One i ochrony to szacunki - urealnić ofertą.

Kalkulator założeń

Policz to po swojemu

Pokręć suwakami, zmień koszty - wynik liczy się na żywo. Domyślnie wczytany scenariusz A (Underground), bilet 50 zł, baza 500 osób. Przełącz na B, żeby zobaczyć headliner.

Liczba osób (frekwencja)500

Cena biletu50 zł

Utarg z baru / osoba100 zł

Marża baru65%

Rezerwa (od kosztów produkcji)10%

Koszty produkcji (zł), edytuj dowolnie

Nagłośnienie + realizator

Światło / scena

Generator + paliwo

Artyści

Ochrona

Zabezpieczenie wody

Toi-toi + serwis

Marketing

Wynajem terenu

Kontener + sprzątanie

OC + medyk + ZAiKS + alko

Wynik przy 500 osobach

+0 zł

—

Przychód0

Koszty0

Bilety0

Bar (przychód)0

Produkcja + rezerwa0

Towar baru (COGS)0

Próg opłacalności: ~0 osób

Model uproszczony: towar baru (COGS) liczy się jako zmienna na osobę, reszta kosztów jako stałe. Próg opłacalności = koszty produkcji z rezerwą / (bilet + marża baru na osobę). Narzędzie do rozmowy, nie ostateczna wycena.

Formalności i timeline

Licząc wstecz
od dnia D

Niemasowa to lekka ścieżka. Ale alkohol, ZAiKS i OC trzeba ogarnąć z wyprzedzeniem.

D - 8/6 tyg.

Umowa z WoodSpot: teren, ochrona, prąd, woda, godziny, dopuszczalny hałas, kto formalnie sprzedaje alkohol. Potwierdzenie: niemasowa, cap poniżej 1000. Ustalenie terminu.

D - 6 tyg.

Line-up + umowy z artystami + booking fee. Start przedsprzedaży biletów (cashflow + pomiar popytu).

D - 5/4 tyg.

Wniosek o jednorazowe zezwolenie na alkohol (gmina Oborniki Śląskie, ~44 zł za rodzaj). Zgłoszenie ZAiKS. Oferty: soundsystem, światło, toi-toi, generator.

D - 4 tyg.

Wykup OC. Ratownik / medyk. Plan baru z Manu: towar, dostawcy, barter z browarem.

D - 3/2 tyg.

Marketing pełną parą: FB event, ads, plakaty, lokalne grupy. Zamówienie kontenera na śmieci. Grafika.

D - 1 tyg.

Time-table, podział ról, kasa fiskalna + terminale, rozmienienie gotówki, zakupy (chemia, lód, plastiki).

Dzień D

Techniczni wcześniej, montaż, soundcheck, brief ekipy. Koordynator na miejscu nie robi nic poza koordynacją.

Rozliczenie, raport kasa/terminal, zwrot sprzętu, sprzątanie, post-mortem.

Role · lekcje z doświadczenia

Kto za co
odpowiada

Każdy błąd niżej to realna wpadka z wcześniejszych eventów. Obsadzić imiennie, zanim ruszymy.

Koordynator na miejscu - nic innego nie robi. Wcześniej tego brakowało, stąd chaos i opóźnienia.

Stage manager - sprzęt, ridery, artyści techniczni.

III

Host artystów - transport, nocleg, garderoba, time-table.

Bar manager (Manu) - zatowarowanie z zapasem, kasa fiskalna, obsługa. Nienabijanie na kasę fiskalną = przestępstwo skarbowe. Pilnujemy tego od początku.

Bramka / bilety - skanowanie, opaski, lista.

Kasa / finanse - terminale, gotówka, raporty na koniec.

Ryzyka

Gdzie to może
paść

Pogoda - open-air bez planu B to katastrofa. Zadaszenie sceny i baru obowiązkowe.

Woda / stawy - alkohol + noc + zbiorniki = realne zagrożenie. Odgrodzić dostęp do wody barierkami, oświetlić, oznaczyć, perymetr pod ochroną; przy otwartej wodzie ratownik. W budżecie ujęte.

Frekwencja w scenariuszu B - break-even ~790 osób. Headliner przy 50 zł musi prawie wypełnić teren, inaczej event jest stratny.

Hałas / cisza nocna - teren wiejski. Ustalić godziny i poziom z właścicielem i gminą.

Płynność - kasa wychodzi przed (artyści, technika, towar), wpływa w trakcie. Trzeba mieć zapas na lukę.

Układ Kacper / Manu - kto wykłada, jak dzielicie zysk i stratę, czyja firma do faktur i zezwolenia na alkohol. Na papierze, zanim polecą pieniądze.

Las, którymożna zamknąć

Bar to silnik.Bilety to paliwo.